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Text File  |  1998-03-03  |  6.0 KB  |  132 lines

  1. Inventory Program v7.5, (C) Cardiology Department, Royal Melbourne
  2. Hospital, by Peter Summers <peter@cardiology.medrmh.unimelb.edu.au>.
  3.  
  4. USES OF VERSIONS PRIOR TO 6.0 SHOULD REFER TO UPGRADE NOTES BELOW.
  5.  
  6. The purpose of this program is to track stock levels of consumables.  We
  7. use it because our consumables are expensive and we don't want to keep
  8. more of them in stock than neccessary, but we also don't want to run out
  9. of them.
  10.  
  11. The program stores data which includes the number of items in stock, the
  12. number on order, the number required in stock and the reorder quantity.
  13. Items are referenced by a manufacturer's catolog number, which should
  14. be displayed on the packaging.  Items can be removed from the database
  15. by blanking out their catalog number.
  16.  
  17. The system needs to be set up initially by typing all the details of
  18. stock used into the database (Maintainance menu / Enter item).  This is
  19. time consuming and a pain, but there's not really any way around it.
  20.  
  21. We developed this program to use in the storeroom attached to our
  22. operating theatres.  The nurses enter delivery details of items into the
  23. computer when they are delivered.  During the day, they tear labels off
  24. items as they use them and then enter the catalog numbers into the
  25. machine at the end of the day.  They then use the software to generate
  26. new orders for them (Summaries menu / Orders pending).  The system has
  27. been running since 1989.
  28.  
  29. The program now supports a keyboard wedge barcode reader with options
  30. available under the Maintenance Menu.
  31.  
  32. In most parts of the program help can be obtained by pressing the F1
  33. key, and Esc should always get you back to the main menu.  Most of the
  34. features of the program are really pretty obvious, but a few notes may
  35. help with some of the more obscure ones.
  36.  
  37. The summaries menu generates various lists of items that the nurses have
  38. said they wanted over the years.  For some lists, the program prompts
  39. for manufacturer or item type.  Just pressing Enter selects all items.
  40.  
  41. Daily backups on floppy disks can be enabled under Xtra features / Setup
  42. stuff.  This is useful on single user machines and allows a daily backup
  43. to be made by non-computer literate staff.  Also under this feature, the
  44. user can select american or british date format.
  45.  
  46. Function keys F2 to F9 can be programmed to enter specific commonly
  47. required strings.  This is found under Xtra features / Define F keys.
  48.  
  49. Account numbers can be attached to items.  Account names are attached to
  50. these numbers in the Xtra features / Name accounts option.
  51.  
  52. Running totals of usage can be kept over a period.  These totals are set
  53. to zero using Xtra features / Zero totals.
  54.  
  55. The system implements file and record locking and should run on any
  56. network. It also responds intelligently to user's rights, locking out
  57. inappropriate features if the database can only be opened as a
  58. read-only file.
  59.  
  60. If the database is unavailable, the program will exit with the
  61. errorlevel set to 1.  If it exits due to some other problem, the
  62. errorlevel will be set to 2.
  63.  
  64. This software may not be sold (beyond a nominal media cost) but may be
  65. used free of charge.
  66.  
  67. UPGRADING FROM VERSIONS PRIOR TO 7.0
  68.  
  69. Version 7.0 uses a new field to support barcodes.  To copy your old data
  70. into the version 7.0 format database, install the database and run it,
  71. select Xtra Features, Add from disk and enter the directory of your old
  72. program.
  73.  
  74.  
  75. VERSION HISTORY (since I started keeping one):
  76.  
  77. 5.2d    Fixed a problem which caused the program to crash sometimes after the 
  78.         Xamine Database option in the Xtra Features menu was used.
  79. 5.2e    Fixed a problem with printing item details, and corrected an incorrect
  80.         example of how to set up printer codes in one help screen.
  81. 5.2f    Now compiled in Clipper 5.01.
  82. 5.2g    Better error handling, should now be able to run from the clipper path
  83.         if required.  If the use has write but not delete privledges, he can
  84.         alter the database but not the settings file.
  85. 5.2h    Various cosmetic changes.
  86. 5.2i    Made the orders print out again!  (Clipper 5 handles reports slightly
  87.         differently.)
  88.  
  89. 5.3     Completely recoded the way the user selects an item with an incomplete
  90.         catalog number.
  91. 5.3a    Now exits the credit screen as soon as a key is pressed.
  92. 5.3b    I can't remember what this one was.
  93. 5.3c    Turned snow suppression and insert mode on.
  94. 5.3d    Turns snow suppression on only with colour graphics boards, 
  95.         because it hangs with Hercules boards.
  96.  
  97. 5.4     Allows selection of currency symbols other than $.
  98. 5.4a    Unlocks the file properly if printing fails during an order printout.
  99. 5.4b    Recompiled the same code with the 5.01a patch applied to Clipper.
  100. 5.4c    Recompiled the same code with the fix to the 5.01a patch applied 
  101.         to Clipper.
  102. 5.4d    Sets the errorlevel if the program exits with a problem.
  103.  
  104. 5.5     Allows a choice of printer destinations, and works more neatly 
  105.         with network printer capturing (shouldn't require timeouts).
  106. 5.5a    Fixed a bug with checking the wrong printer before printing.
  107. 5.5b    Fixed a bug with trying to pack or reindex when the database was in use.
  108. 5.5c    Centred the "database in use" error message.
  109.  
  110. 5.6     Beautified the menu, put a timeout exit on the menu function and
  111.         allowed the Escape key to exit the program.
  112. 5.6a    Bolds the trigger keys in the menus.
  113.  
  114. 6.0     Enhanced summaries functions.
  115. 6.0a    Reports are now sorted by item type.
  116. 6.0b    Imposes a 50 item limit on uregistered versions.
  117. 6.0c    Reports are now sorted by catalog number.
  118. 6.0d    Minor screen alterations.
  119. 6.0e    Now compiled in Clipper 5.2d.
  120.  
  121. 7.0     Supports barcodes and entry via a barcode reader.
  122.  
  123. 7.1     Allows adding records from a backup database with any path.
  124.  
  125. 7.2     Uses a FoxPro index file.
  126.  
  127. 7.3     More sensible handling of unrecognised barcodes during usage entry.
  128.  
  129. 7.4     Allows recording of deliveries by barcode, cosmetic changes to barcode
  130.         entry handling.
  131. 7.5     Same as 7.4, but it is now available free of charge.
  132.